针对当前档案收集乱、管理难、存储差和利用少的问题,数字档案室产品应运而生,形成了集档案管理体系规范、数字档案管理系统、数字档案电子库房和数字档案智能应用于一体的全方位立体式解决方案。
支持专业档案、文书档案、照片档案、音像档案、基建档案等全宗类档案数字化扫描归档和原生性电子文件归档,并通过RPA对档案进行预归档,提升档案接收效率。
通过身份认证、权限管理、数字签名、审计跟踪、数字签名、数字水印和访问控制等方面进行数字档案室全方位保障,同时借助人工智能技术开展档案智能鉴定和档案统计数据自动报告。
支持纸质卷宗密集架建设和数字档案资源库房建设,确保多形态档案数据长期安全保存。
运用生成式大模型等技术,面向业务场景,实现了档案智能借阅、智能检索和智能编研等具体场景的档案利用。
数据服务美好生活
相比传统档案管理,创新了管理思路,减少了事务性工作,助推了全流程网上办公体系,以电子文件即时在线生成促进电子文件归档工作,实现了数字卷宗向数字档案转变的“一键归档”。
运用区块链等安全技术和先进的磁光电胶存储技术,制定“321”存储策略,打造数字档案电子库房,保障了入库的数字档案长期安全。
通过智能借阅、智能检索和智能推荐等功能,群众可以在自己移动端或者电脑端进行档案查阅、复制和邮寄,实现了“群众少跑腿,数据多跑路”。
数字档案室的推进,大幅度的减少了纸张、传统印章和印泥的使用,节约了生态资源,保护了生态环境。
“存量数字化、增量电子化”,对历史存量传统档案进行数字化扫描,形成数字化成果,对新生档案进行原生性电子文件接收,实现了档案资源数字化,为后续的档案利用智能化提供了数据基础。
李强总理在2024年政府工作报告中提出要推进“人工智能+”行动,数字档案室充分运用OCR、NLP和生成式大模型等人工智能技术,开发了档案智能鉴定、智能编研、智能校核和智能借阅等功能,实现了档案利用智能化,提升了档案管理效能。
探索“混合单套制”归档模式,结合国家机关、企业和事业单位工作实际,以数字档案作为唯一归档方式,将确有必要的纸质原件以数字档案附件形式归档。设置档案校核初验、复验环节,确保数字档案和纸质附件准确全面归档,减少了归档阻力。
建设数字档案资源库房,实现数字档案的在线存储、近线存储和离线存储,便于开展异地异质备份。系统具有空间预警、数据检测等功能,可以按照不同保存策略实施灵活的技术配置,对存储介质定期进行检测,确保了档案数据的长期安全可用。
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